En
general, los tres elementos básicos a tener en cuenta en un proyecto son: tiempo, recursos,
y costes. Además podríamos añadir un cuarto elemento: la calidad.
La Gestión de Proyectos se caracteriza por considerar conjuntamente estos
elementos y consta de cuatro grandes fases:
1. Planificación
2. Programación
3. Seguimiento y
control de la ejecución
4. Análisis y
evaluación de los resultados
La Planificación de
un proyecto consiste, en esencia, en definir las actividades, estimar su
duración y definir los recursos necesarios.
Después
se realiza la programación, cuyo objetivo es la obtención
del calendario de ejecución del proyecto. Estas dos fases son previas
a la ejecución en sí del proyecto.
Tan
importante como esta primera fase es el control posterior, una vez que el
proyecto se pone en marcha.
El Seguimiento y
control consiste en la obtención de los datos relativos a la evolución
real del proyecto, comparando éstos con la programación inicial, tomando medidas
correctivas cuando los hechos difieran de lo previsto más de lo
aconsejable. Por lo tanto, esta fase se desarrolla mientras se lleva a
cabo la ejecución del proyecto.
Por
último, una vez ha finalizado la ejecución del proyecto es
interesante realizar el análisis y la evaluación de
la realización del proyecto: diferencias entre previsiones y duraciones reales
de las actividades, entre presupuesto y coste real, etc. Esta última fase es
crucial debido a que los principales inconvenientes en la Gestión de Proyectos
no son inherentes a las técnicas en sí, sino que provienen de la capacidad y
experiencia de los responsables. Por ejemplo, estimaciones de tiempo realista,
buena distribución de recursos e información adecuada a todos los participantes
en el proyecto. En definitiva, analizar y evaluar los errores cometidos
proporcionará una experiencia valiosa al responsable para la planificación,
programación y control de proyectos futuros, aunque ya no tenga efecto
sobre el proyecto que acaba de finalizar. El estudio de esta fase se escapa del
alcance de este curso.
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